sfpd.ruКорпоративный портал: эффективное хранение файлов. Часть 1
Корпоративный портал – это основная точка информации для сотрудников компании. Это указывает, что, в идеале, все данные, прибавление и файлы должны выкладываться тут. Т. е. В идеале все проекты и описания к ним должны весеть на портале, все регламенты, стандарты, указания, новости, описания и все-все остальное обязанно иметься там. Файлы, данные… Задумывались ли Вы почему файлы в общих директориях как правило называют «файловой помойкой»? Ответ прост: если пользователи работают с файлами нет правил, отвечающих на вопросы такого плана: «Какая должна быть структура общих папок?», «Как файлы должны называться?», «Где файлы должны храниться», «Как архивировать файлы», «Как предоставлять дела (а также и файлы впоследствии увольнения сотрудника)» и другие.
Предположим, что Вы решили именно так использовать корпоративный портал – систематитизровать документы в предприятии.
Предположим что фирма, которая настраивает вам портал, либо вы своими силами структурировали и перенесли на корпоративный портал всю необходимую информацию, а не нужныю информациию «передали в архив». Конечно же, появляется вопрос «Что сделать, чтобы корпоративный портал умирать подобной «помойкой», как и «общие папки».
Чтобы избежать такого рода проблемы, нужно выполнить такие положения:
Внедренное решение должно обладать:
- Жёсткой структурой и гибкой системой расширения решения
- Средствами поиска типа «куда сохранить мой документа»
- Средствами обнаружение старых данных и документов
- Средствами передачи информации в архив
В предприятии должны
Быть разработаны стандарты, описывающие, как и что сохранять, как поручать дела, файлы и другую информацию при увольнении сотрудника
Назначены ответственные за ведение и поддержку актуальности информации.
Работники организации должны:
- Быть обученными по взаимодействию с корпоративным порталом
- Осозновать, что документы не должны быть на рабочих столах, а обязанны быть на портале
- Понимать, как и куда сохранять документы, как их именовать
- Осозновать как категоризировать и структурировать данные
- Знать как отыскивать документы
- Уметь настраивать представление информации так, как им это было бы удобно
- Понимать, что нужно делать если нашли упущения при работе корпоративного портала либо появились предложения по его улучшению
Системные администраторы обязанны иметь:
Возможности обнаруживать неиспользуемую информацию или информацию, которая неверно ведется
Обратную связь от пользователей
Как успевать выполнения каждого из пунктов и сделать портальное решение эффективным, я расскажу в следующих статьях.
Источник: IT-Brama
Отзывы и комментарии